������Ƶ

Почему первая волна возвращения в офис провалилась и как выглядит RTO 2.0, ориентированный на человека

Возвращение сотрудников обратно в офисы не удалось, поскольку оно игнорировало нужды самих работников. Руководители предприятий стремились восстановить привычную рабочую атмосферу, принуждая людей посещать офис хотя бы три раза в неделю. Говорили, дистанционная занятость негативно сказывается на производительности и креативности. Тем не менее большинство сотрудников ощущали перегрузку: теряли время и средства на дорогу, находились бок о бок друг с другом, выполняли работу почти идентично домашней, сменив место дислокации. Многие не находили рационального объяснения возвращению в офис. Несоответствие ожидаемого эффекта и фактического опыта вызвало падение уровня доверия персонала стремительнее, чем снижение работоспособности.

Концепция RTO 2.0 базируется на реалистичном подходе. Само по себе наличие офиса не является ни преимуществом, ни недостатком. Существуют ситуации, когда физическое взаимодействие повышает продуктивность и улучшает коммуникацию: введение новых сотрудников в коллектив, разработка начальных идей проекта, проведение сложных переговоров, наставничество. Однако есть виды деятельности, где посещение офиса бессмысленно и даже отвлекает внимание: подготовка объемных документов, самостоятельная отладка программного кода, изучение научных материалов, индивидуальные онлайн-встречи. Если визит в офис обоснован конкретными целями, затраты времени оправданы; если же это превращается в формальность, возникает напрасная трата сил и ухудшается рабочий настрой.

Новый подход сосредоточен на людях. Здесь внимание сотрудников - ограниченный ресурс, а полноценный отдых и удобство передвижения до работы расцениваются как ключевые факторы повышения производительности труда. Самостоятельность - двигатель профессионального роста и развития. Принцип справедливости возведен в ранг непреложного закона. Работники, вынужденные справляться с обязанностями по уходу за детьми, имеющие проблемы со здоровьем, сталкивающиеся с долгими поездками на работу или испытывающие временные спады активности, объективно не способны удовлетворять стандартам типичного сотрудника. Доказательством эффективности концепции RTO 2.0 служат не громкие декларации, а конкретные достижения: еженедельно высокие показатели выполнения задач и благоприятная атмосфера в команде.

Когда офис эффективнее удаленки

Самый сильный аргумент за офис — общение сотрудников. Коммуникация передает больше, чем слова. Жесты, взгляд и общий контекст ускоряют решение вопросов. Младший инженер слышит, как старший ведет переговоры по объему работ; новый дизайнер видит, как исследователь нейтрализует предвзятость во время интервью; sales-менеджер перенимает формулировки, которые находят отклик у скептически настроенных финансовых директоров.

Это преимущество не относится ко всем задачам. Ценность общения резко возрастает, когда информация нова, эмоционально окрашена или кем-то оспаривается. Она снижается, когда работа переходит в фазу реализации. 

Есть мнение, что идеи рождаются только вместе. Но это не так. Лучшие мысли приходят после долгого размышления одному. Идеи появляются так: сначала думаешь сам, потом встречаешься с коллегами, снова думаешь один. Офис полезен для встреч и общения. А вот важные дела лучше делать отдельно от всех, в тишине и спокойствии. 

Если команда уже сработалась, ей проще решать проблемы удаленно, меньше общаясь лично. Начинающим командам лучше чаще встречаться, чтобы договориться об общих подходах и принципах работы. RTO 2.0 помогает менять баланс между живым общением и дистанционной работой каждый квартал. Сначала важно творить вместе, потом — записывать результаты и работать удаленно, собираясь лишь иногда.

Почему стоит ехать в офис

Есть важные дни, когда лучше находиться в офисе. Время выбирается специально. Например, начало проектов, обсуждение дизайна, совещания, показ работ другим отделам, звонки клиентам. Заранее известно, кто и зачем приходит в офис. Каждый сотрудник знает, почему в это время удобнее всего работать в офисе, а не дома. 

Важно не только время, но и помещение. Хороший офис — это разные зоны. Для совместной работы нужны удобные столы, большие доски, чтобы сотрудники могли видеть друг друга одинаково хорошо. Для сосредоточенности нужны тихие места с защитными экранами от солнца. Если работа напряженная, нужна комната отдыха, чтобы восстановиться. Важно иметь и отдельные кабинеты для быстрых онлайн-звонков.

Для создания культуры важна привычка. Утро начинается коротким собранием, где определяют цели на день. Во время мозгового штурма телефоны выключены, идеи записываются на доске или специальной цифровой платформе. После обеда полезно отдохнуть вместе, поговорить без гаджетов. Вечером подводят итоги и передают задания сотрудникам, которые работают удаленно.

Во время совместных мероприятий важно общаться с сотрудниками, работающих дистанционно. Результаты совещаний оформляются так же, как и результаты обычных онлайн-встреч. Благодаря этому никто не чувствует себя лишним и не задает вопрос: «А что я пропустил?»

Заботливая работа и справедливые правила

Рабочий день — это не только встречи. Сюда входит дорога в офис, подбор одежды, обед и переживания во время рабочего дня. Новая программа RTO 2.0 помогает учитывать энергию работников и соблюдать справедливость. График работы сформирован так, чтобы меньше ездить в час пик. Учитываются потребности родителей учеников, ухаживающих за пожилыми родственниками и сотрудников с лечением. Начальники заранее сообщают сроки выполнения заданий, избавляя подчиненных от ожиданий завтрашнего дня.

Компания оплачивает проезд, поощряя экологичный подход. Не наказывает тех, кто живет далеко от остановок автобусов. Велосипедистам предоставляют удобные стоянки, душ и сушилку для одежды, автовладельцам – парковки.

Сотрудникам с детьми важно иметь стабильный график. Любые корректировки вносят осторожно, чтобы избежать неудобств семьям. Частые перемены вызывают недовольство сильнее, чем бонусы, которые исправляют ситуацию. Справедливость соблюдается постоянно. Основные мероприятия планируются в середине недели, чтобы работники могли уйти домой вовремя в пятницу.

Комфортность офисов для сотрудников — значит намного больше, чем все остальное. Освещение мягкое, не вызывает раздражения глаз. Помещения оборудованы пандусами и лифтами, доступными для инвалидов-колясочников. Во время видеозвонков автоматически появляются титры. Удобные специальные комнаты для отдыха, в них комфортно, они открыты в любое время.

Очень важна справедливость в международных командах. Время начала онлайн-встреч регулярно меняют, учитывая разные часовые пояса. Записи встреч сохраняются с тайм-кодами, транскрибируются и дополняются проверочными вопросами. Такое внимание дает уверенность работникам всего мира. Сотрудники видят уважительное отношение и отвечают высоким уровнем доверия и участия. Об интересном опыте вы можете прочитать в кейсе inDrive.

Система управления и коммуникации, которые поддерживают доверие и эффективность

Ежедневная задача менеджеров — ставить ясные цели. Ожидания фиксируются письменно: какие активности требуют присутствия в офисе, а какие — удаленно, как документируются решения, как выглядит успешный день и как узнать о трудностях без лишних эмоций. Эффективность измеряется по результатам, а не по присутствию. Если коллега отлично работает и участвует в совместной работе, его ценность не зависит от количества посещений офиса.

Четко сформулированные коммуникации снижают шум и повышают действия сотрудников. Документация ведется, встречи поддерживаются. Менеджеры публикуют краткие заметки на неделю вперед, помечая, какие решения и встречи пройдут очно. Короткий «чек принятого решения» следует за любым значимым изменением, фиксирует логику и следующие шаги. 

Психологическая безопасность остается главным показателем эффективности. Менеджер, который просит обратную связь о ценности ключевого дня и действует по нему, зарабатывает капитал, который не купишь. 

RTO 2.0 призывает руководителей избегать ошибок, связанных с предпочтением тех, кто чаще попадается на глаза. Иной раз кажется, что сотрудник, который рядом активнее участвует в работе, и именно таким людям поручаются заметные проекты. Чтобы предотвратить предвзятость, рекомендуется регулярно менять ведущих на собраниях, следить за распределением заданий и проверять справедливость оценки результатов труда. Если сотрудники понимают, что внимание начальства зависит от реальных заслуг, а не от физического присутствия, они начинают действовать смелее и инициативнее.

Оценка эффективности и улучшения процессов

Часто руководители и сотрудники задаются одним вопросом: это действительно работает? 

Чтобы проверить эффективность изменений, мы используем разные показатели:

• Анализ расписания помогает понять, насколько эффективно проходят важные мероприятия и как распределены рабочие встречи.
• Качество контента позволяет оценить, достаточно ли времени уделяется глубоким задачам или его съедают мелкие дела.
• Работа с клиентами измеряется временем решения проблем и уровнем удовлетворенности клиентов после совместной разработки продуктов.
• Регулярные опросы помогают отслеживать уровень понимания целей, энергии команды и справедливости решений.
• Статистика ухода сотрудников из важных категорий работников (родители малышей, женщины среднего возраста, коллеги с ограниченными возможностями здоровья) отражает, соблюдается ли равенство возможностей или это лишь видимость.

Подсчет выгоды (или ROI) учитывает не только прямые доходы, но и деньги, сэкономленные благодаря правильным изменениям: 

• Если опытные специалисты остаются в компании, сохраняется ценная профессиональная память.
• Меньше исправлений после обсуждений экономит время рабочих циклов.
• Лучше продуманная стратегия продукта снижает риск ошибок и трат бюджета.
• Если новая система RTO 2.0 приносит пользу, компания становится стабильнее, и финансы это подтверждают.

Важно понимать, что данные собираются не для наблюдения за сотрудниками лично, а для общего анализа ситуации и улучшения процесса. Отчеты обобщаются и помогают принять верные решения по улучшению инфраструктуры и планирования рабочего графика. Благодаря этому доверие к оценкам сохраняется, а обратная связь остается честной и открытой.

Лучший способ внедрить новые подходы — начать постепенно, шаг за шагом:

1. Сначала одна небольшая группа пробует новый метод («работаем вместе с конкретной целью») в течение трех месяцев. 
2. Они подробно рассказывают остальным сотрудникам об опыте: как организовали календарь встреч, пространство офиса и чему научились.
3. Вторая команда повторяет этот опыт, приспосабливая его под себя. Это доказывает, что подход рабочий и подходит разным командам.
4. Руководство смотрит на успехи обеих команд и выделяет приоритетные инвестиции — улучшать качество звука, света, оборудование для конференций, а не тратить средства на красивую обстановку, которая выглядит эффектно, но пользы не приносит.
5. Специалисты отдела персонала включают правила эффективной организации рабочих дней в обучение новых сотрудников, чтобы сразу учить новичков полезным привычкам.
6. ИТ-служба подключается, настраивая комнаты переговоров так, чтобы все технологии работали без сбоев и пользователям было удобно ими пользоваться.

Таким образом внедрение проходит плавно и полезно для всех участников.

‍Заключение: разумный подход меняет офис из декорации в эффективную систему

Переход обратно в офис — это не выбор между дистанционной работой и традиционной формой труда. Это задача проектирования нового типа рабочей среды, где каждая форма занятости проявляется наилучшим образом.

Принуждение сотрудников посещать офис каждый день бессмысленно. Важно создать осмысленную систему, которая одновременно:

• объединяет команду там, где совместная работа усиливает результат,
• обеспечивает личное пространство для концентрации и творчества,
• учитывает биоритмы и энергию каждого сотрудника,
• поддерживает справедливые условия работы для всех,
• фокусируется на значимых показателях, регулярно совершенствуя процессы.

Такой подход создает атмосферу уверенности и профессионализма, заметную даже посторонним наблюдателям. Люди начинают ощущать больше комфорта и эффективности в рабочем процессе. Мысли быстрее становятся общими пониманиями, конфликты решаются легко, а сосредоточенная работа надежно защищена. Качество услуг растет, клиенты видят ощутимую разницу, а кандидаты понимают, что дни в офисе полны интересных событий, а не пустой суеты.

Разработка концепции возврата в офис (Return-to-Office 2.0) — это вложение в создание культуры внимания и взаимодействия. Грамотно спроектированная рабочая среда способна приносить долгосрочные дивиденды: качественные продукты, минимальные ошибки, сильные наставники и сильную корпоративную культуру, которой гордятся сотрудники.

Это не возвращение назад, а именно движение вперед — рабочее пространство, построенное людьми, для людей и на века.