������Ƶ

Современная работа строится на трех столпах: внимании, доверии и восстановлении сил. Однако хронические перегрузки, неопределенность ролей и требование постоянной доступности ведут к падению производительности задолго до наступления синдрома выгорания. Такая ситуация не только вызывает культурные проблемы, но и является обязанностью работодателя по обеспечению охраны здоровья и безопасности сотрудников. Регуляторы и органы стандартизации в Европе настаивают на том, чтобы работодатели столь же серьезно контролировали и уменьшали психосоциальные риски, как и физические опасности.

Почему руководители должны обратить внимание на психосоциальные риски?

Психосоциальные риски — это серьезные угрозы, такие как постоянная интенсивность нагрузки, нерегулярные графики, неопределенность в должностных обязанностях, недостаточность поддержки и излишняя цифровизация. Их наличие ведет к увеличению числа ошибок, потере ценных сотрудников и недовольству клиентов. Признаком проблемы являются удлинение производственного цикла, многочисленные краткосрочные встречи и рост производственных дефектов ближе к концу рабочего дня. Даже на этапе подбора персонала высококлассные специалисты начинают обращать внимание на график работы, сопоставляя его с уровнем заработной платы.

Что такое психосоциальный риск?

Психосоциальный риск — это неизбежное напряжение, заложенное в организацию трудовых процессов. Его источниками могут быть:

- Организация работы: неравномерная загрузка, конкуренция приоритетов, нехватка ресурсов, ограничение самостоятельности.

- Взаимодействие людей: слабость обратной связи, низкий уровень психологической безопасности, предубеждения или негативное отношение, одиночество удаленных сотрудников.

- Внешняя среда: шумные помещения, утомляющие зрительные эффекты экранов, ненадежные инструменты, непрозрачные схемы принятия решений.

Однако эти проблемы не зависят от индивидуальных качеств сотрудников. Все дело в структуре организации работы. Правильно сконструированная система сделает работу сотрудников эффективнее и снизит риски для их здоровья.

Диагностика психосоциальных рисков

Нередко диагноз скрыт в повседневной жизни компании. Обратите внимание на тревожные знаки:

- Задержки выполнения обычных задач.

- Растущее число быстрых встреч и застревание в процессе принятия решений.

- Потеря качественного результата ближе к концу дня.

- Адаптация новых сотрудников осложняется непонятностью реальных обязанностей.

Кроме того, полезно проводить короткие опросы сотрудников, выясняя ясность их целей, способность концентрироваться и стабильность рабочего ритма. Основное правило — доверять сигналам, поступающим изнутри компании.

Этапы построения эффективной системы управления психосоциальными рисками

1. Разработка политики.

Основное положение политики гласит: «Мы заботимся о вашем здоровье и благополучии на работе. Обеспечиваем достаточно времени для восстановления, снижаем цифровую нагрузку и строим рабочий процесс так, чтобы избегать стресса и переутомления. Наш подход охватывает все возможные виды рисков: психоэмоциональные проблемы учитываются наравне с традиционными производственными опасностями.»

Принципы политики:

- Результат важнее видимости активности.

- Свободное время предназначено для отдыха.

- Дополнительные рабочие часы в нерабочее время распределяются справедливо и компенсируются.

- Решение большинства вопросов начинается с письменной фиксации.

- Юридические нюансы регулируются отдельно для каждого региона с учетом особенностей местного законодательства.

2. Установка оптимального ритма работы.

Организуйте каждую рабочую неделю следующим образом:

- Выделите два периода, свободных от писем и собраний, когда сотрудники смогут заняться серьезной задачей.

- Завершайте каждое совещание заранее, освобождая время для подготовки к следующей встрече.

- Быстро фиксируйте принятые решения, чтобы экономно расходовать время сотрудников.

- Используете отложенную отправку сообщений вне рабочего времени, зарезервировав отдельную линию для экстренных случаев.

- Организуйте внутренний обмен сообщениями по тематическим каналам, избегая лишнего шума.

3. Вооружение менеджеров правильными инструментами.

Помогите вашим руководителям поддерживать здоровые условия труда:

- Научите их ставить реалистичные цели и формировать продуктивную рабочую неделю.

- Подготовьте шаблон для формулирования установок: «Сначала оформим документ, а затем продолжим разговор».

- Поручите руководителям регулярно информировать команду о планах и изменениях.

При оценке работы менеджеров обращайте внимание не на их физическую активность, а на эффективность и дисциплину процесса.

4. Применение международного стандарта ISO 45003.

Методика предлагает четыре шага для успешной работы с психосоциальными рисками:

• Идентификация областей риска: какие подразделения испытывают наибольшую нагрузку?
• Подробный анализ рисков: систематизация проблемных зон.
• Определение мер противодействия: разработка методов минимизации воздействия выявленных рисков.
• Регулярный пересмотр и коррекция документации.

Эти шаги сделают ISO 45003 мощным инструментом повышения работоспособности и сохранения здоровья сотрудников.

Как интегрировать психосоциальные риски в существующую систему охраны труда?

Нужно включить психосоциальные риски в стандартный цикл управления охраной труда: планирование → исполнение → проверка → корректирующие действия. Любое нарушение психоэмоционального равновесия должно трактоваться как исключение с установленными правилами компенсации и восстановления сил. Если чрезвычайная нагрузка становится обычным делом, необходимо поднимать этот вопрос на высшем уровне руководства, поскольку хроническая усталость — это серьезный риск, а не стратегия достижения целей.

Рекомендации по дизайну работы

Чтобы работа шла в спокойном и продуктивном режиме, уделите внимание нескольким ключевым факторам:

- Четкость обязанностей и полномочий: разъясните каждому сотруднику, какого результата ожидать, каким образом принимаются решения и какие полномочия имеются в распоряжении.

- Ограничение количества задач: выбирайте 3–4 главных направления вместо попытки решить десятки второстепенных задач одновременно.

- Оптимизация совещаний: делайте собрания целенаправленными и краткими, предварительно анонсируя повестку дня и позволяя участникам готовиться к обсуждению.

Такого рода подход обеспечит высокую продуктивность без разрушительного влияния на нервную систему сотрудников. Об успешном опыте читайте в кейсе Barilla.

Создание здоровой и удобной рабочей среды

Физическое пространство

Создать уютное и эффективное пространство для работы помогут:

- Освещение: выбирайте светильники с возможностью плавно изменять яркость, избегая мерцания.

- Звук: оснащайте помещения специальными акустическими покрытиями.

- Доступ к воде и пище: обеспечьте сотрудников водой и легкой едой, поддерживающей силы организма.

- Конференц-зоны: устройте закрытые комнаты для видеопереговоров, подходящие и для удаленных сотрудников.

Цифровая среда

Цифровизация должна облегчать, а не усложнять жизнь сотрудников:

- Выбирайте единые базы для хранения файлов и удобную среду для коммуникаций.

- Избегайте дублирования усилий за счет автоматизации.

- Переходите на отложенные уведомления, давая сотрудникам время обработать важную информацию.

- Пользуйтесь преимуществами социальных сетей и онлайн-каналов, но уважайте личное пространство сотрудников.

Защита персональной информации

- Никогда не нарушайте конфиденциальность личных данных сотрудников.

- Медицинские данные хранятся в строгой секретности и предоставляются только уполномоченным специалистам.

Эти меры помогут создать приятную и комфортную рабочую среду, способствующую сохранению здоровья сотрудников.

Ключевые факторы психосоциальных рисков в специализированных подразделениях

Часто руководители кадровых служб сталкиваются с особыми ситуациями, характерными для определенных направлений работы. Рассмотрим наиболее распространенные случаи и предложим практические советы по профилактике негативных последствий.

Отделы обслуживания клиентов и колл-центры

Постоянный контакт с раздраженными или обеспокоенными клиентами создает значительную нагрузку на сотрудников. Решением станут:

- Система регулярного чередования операторов.

- Наличие коротких периодов для релаксации.

- Готовность опытных наставников прийти на помощь.

- Четкие сценарии поведения в конфликтных ситуациях.

- Детальный анализ жалоб клиентов для выявления корневых причин.

Производственные и логистические подразделения

Источники стресса здесь связаны с тяжелыми сменами, большим объемом переработок и неподходящими условиями труда. Помогут следующие меры:

- Лимиты на переработку и обеспечение достаточного времени для отдыха.

- Возможность остановки производства, если выявлены проблемы с соблюдением сроков.

- Анализ инцидентов, вызванных ошибками, вызванными поспешностью или невнимательным отношением.

Продуктовые и ИТ-команды

Основная проблема — когнитивная перегрузка и переизбыток совещаний. Возможные решения:

- Четкое деление задач и аккуратное планирование этапов.

- Периодические интервалы для самостоятельной работы и рефлексии.

- Качественный протокол учета решений, принимаемых на совещаниях.

- Постепенное введение изменений, если обнаруживаются проблемы.

Подобные меры позволят смягчить влияние психосоциальных рисков и повысить качество работы сотрудников.

Универсальность подходов и объективные показатели успеха

Для того чтобы компания стала местом, где каждый сотрудник чувствует себя комфортно и уверенно, рассмотрим универсальные стратегии и измеримые показатели, которые помогут обеспечить устойчивое развитие.

Универсальный дизайн

• Температурные зоны: предусмотрите возможность регулировки температуры в зависимости от потребностей сотрудников.
• Камеры и звук: избавьтесь от обязательной активации камер и обеспечивайте автоматическое субтитрование для удобства восприятия информации.
• График работы: группируйте рабочие дни в циклы, удобные для тех, кто восстанавливается после болезни или сталкивается с колебаниями симптомов.
• Планирование встреч: внедрите практику публикации плана предстоящего заседания заранее.

Эффективные индикаторы

• Процент времени, отведенного на глубокие размышления: сколько времени сотрудники могут посвятить решению крупных задач.
• Соотношение часов совещаний и выполненных задач: насколько эффективны проведенные встречи.
• Скорость реализации решений: интервал между принятием решения и его регистрацией.
• Количество сообщений вне рабочего времени: мониторьте использование электронной почты и мессенджеров после окончания трудового дня.

Косвенные показатели:

• Качество продукта: количество исправляемых ошибок и длительность внесения изменений.
• Эффективность клиентского сервиса: скорость решения первых запросов и степень удовлетворенности пользователей.
• Самочувствие сотрудников: анкетирование с кратким опросником о самочувствии и настроении.

Открытая публикация показателей

Опубликуйте результаты исследований и расскажите о действиях, предпринятых на их основе.

Информируйте сотрудников о ходе работы, устраняя домыслы и слуховую информацию. Такой подход позволяет управлять психосоциальными аспектами культуры организации, укреплять взаимное доверие и повышать вовлеченность сотрудников.

Практичное внедрение в Европе

Хотите успешно запустить новую инициативу по улучшению условий труда в Европе? Следуйте пошаговым рекомендациям:

Этап 1: Послушайте мнение сотрудников

Перед началом масштабных преобразований узнайте мнения сотрудников из разных стран и отделов. Задайте вопросы:

- Какие факторы делают вашу работу сложной?

- Что помогает справляться с нагрузками?

- Одно самое важное улучшение, которое помогло бы вам?

Этап 2: Совместное проектирование

Совместно с сотрудниками, представительствами или советом работников сформулируйте начальную стратегию внедрения изменений. Согласуйте юридически необходимые дополнения для каждой страны.

Реализуйте в первом квартале три ключевых элемента:

• Краткая общая политика и региональные приложения: документ, охватывающий общие принципы, дополненный региональными особенностями.
• Операционный ритм: установите четкие рамки времени для углубленной работы, завершайте встречи заранее, настройте отложенную доставку сообщений, ведите протоколы решений и установите механизм эскалации.
• Набор инструментов для менеджмента: шаблоны планов, формулировки для установки границ, механизмы справедливых компенсаций и порядок переговоров о размере нагрузки.

Этап 3: Тестирование идеи‍

Запустите пилотный проект на протяжении 60 дней с участием представителей разных европейских подразделений. Сразу заявите, что на время теста отменены некоторые ранее действующие процессы, чтобы освободить ресурсы для нового подхода.

Через 30 дней соберите обратную связь:

- Где еще ощущались перегрузки?

- Какие нововведения сработали хорошо?

- Какие препятствия возникали?

Исправьте найденные недостатки и запустите улучшенную версию через неделю.

Этап 4: Масштабирование и публичность

По завершении первого этапа поделитесь результатами эксперимента и расширьте применение новой модели на следующий этап. Повторите процедуру тестирования и адаптации, учитывая новые условия.

История лидерства

Важно рассказывать сотрудникам, почему происходят изменения:

- Почему введены тихие часы для сосредоточенной работы?

- Зачем архивация старых каналов коммуникации?

- Почему сокращено время некоторых встреч?

- Как руководство само следит за соблюдением новых правил?

Корпоративная культура формируется действиями лидеров и рассказанными историями, а не лозунгами на стендах.

Успех на практике: ощущение спокойствия и порядка

Что значит успешное внедрение мер по управлению психосоциальными рисками?

- Рабочие недели больше не состоят из множества мелких стрессовых моментов.

- Сотрудники понимают, когда могут погрузиться в глубокий мыслительный процесс, зная, что защита времени на восстановление не приведет к негативным последствиям.

- Встречи проходят своевременно и содержат полезные рекомендации.

- Общение стало лаконичнее и эффективнее благодаря четким вопросам.

- Новые сотрудники легче адаптируются, потому что информация доступна и структурирована.

- Руководители оценивают реальную ситуацию, а не факт нахождения сотрудников на рабочем месте.

- Проблемы клиентов разрешаются быстрее, повторные обращения редки, запуски новых продуктов протекают гладко, несмотря на сложность задач.

Преимущества для набора кадров

Компании, грамотно управляющие психосоциальными рисками, получают преимущество на рынке труда:

- На собеседованиях звучат позитивные отзывы о профессионализме работодателя и защите свободного времени сотрудников.

- Атмосфера, созданная такими изменениями, привлекает лучших кандидатов.

Технологии для помощи, а не контроля

Современные цифровые платформы могут мягко помогать сотрудникам заботиться о своем состоянии:

- Автоматические напоминания о движении и гидратации.

- Игровые формы тренировки внимательности и памяти.

- Коллективные ритуалы расслабления и концентрации.

Главное правило — участие остается добровольным, а менеджеры видят только обобщенную статистику, такую как уменьшение количества писем вне рабочего времени.

Инфраструктура благополучия как конкурентное преимущество

Европейскому бизнесу не обязательно жертвовать гуманизмом ради прибыли. Мероприятия, направленные на охрану здоровья и поддержание комфорта сотрудников, приносят пользу и бизнесу:

- Повышается качество выпускаемых товаров и услуг.

- Улучшается стабильность обслуживания клиентов.

- Сокращается количество дорогостоящих ошибок.

ISO 45003 служит картой, ожидания Евросоюза — гарантией соблюдения норм, а внутренние замеры подтверждают успехи. Полноценная реализация политики психосоциальной безопасности обеспечивает устойчивость бизнеса и конкурентоспособность на рынке.

Заключение

Будьте последовательны в применении своей политики, формируйте эффективный ритм работы и воспитывайте привычку охранять свое внимание даже в условиях высокого давления. Тогда слово «благополучие» превратится из абстрактного лозунга в реальный принцип работы компании.

‍